提前1-2周开始准备，确定订婚宴的时间，选择避开双方家庭忌讳的日子，建议选在周末下午或傍晚。场地可以选择私密性好的小型餐厅包间、民宿、家中的客厅或花园。邀请的人员主要是双方父母、至亲和密友，可以发送电子邀请函或口头通知。新人可以选择简约风格的礼服。准备物品包括订婚书、签字笔、戒指（可选）、彩礼盒/聘礼、敬茶杯、红包等仪式用品；背景板、鲜花、气球等装饰道具；蛋糕、甜品台、茶饮等餐饮相关物品以及其他如拍照道具、音响麦克风等。
指定一名总协调人负责整个流程，主持人可以是亲友或新人自己，同时安排摄影、物资管理的人选。订婚宴当天，从14:00开始迎宾签到，新人及父母在入口处迎接宾客，引导他们签到并分发定制小礼物。14:30主持人开场致辞，之后双方父母简短发言。核心仪式环节包括签订订婚书、互赠信物、敬茶改口和切蛋糕庆祝。接下来是自由互动时间，包括用餐和一些游戏环节，比如爱情问答、祝福传递等。最后，新人致谢并分发回礼，集体大合影后清理场地，并确保重要物品专人保管。
注意根据实际情况灵活调整流程，控制好每个环节的时间。为应对突发情况，准备备用服装，户外场地备有雨伞或帐篷，并为儿童宾客提供玩具。低成本创意方面，可以尝试DIY装饰、环保设计以及文化融合等方式来增加特色。小型订婚宴的关键在于营造温馨参与感，重点保留签订婚书、家庭互动、宾客祝福这三个记忆点，其余可根据喜好进行删减或调整。
